Innkjøpsanalyse: hvor finner du besparelsene?

Besparelsene i innkjøp ligger sjelden i én stor forhandling. De ligger spredt i tusenvis av ordrelinjer: samme vare kjøpt til ulike priser, bestillinger som er lagt inn to ganger, og volum som aldri er samlet. Her er seks analyser som finner dem – og hvordan du regner på dem uten å overselge resultatet.

Start med dataene du allerede har

Du trenger ikke et stort prosjekt for å komme i gang. En eksport av innkjøpslinjene for det siste året er nok. Det viktigste er å få med disse feltene:

1. Prisavvik på samme vare

Den mest konkrete analysen. Finn varer som er kjøpt flere ganger fra samme leverandør, og se hvor mye prisen har variert. Regn deretter ut hva dere ville betalt hvis alle kjøpene var gjort til en referansepris.

Bruk to referanser og oppgi et spenn: medianpris gir et forsiktig anslag, laveste betalte pris gir et øvre anslag. Fjern tjenester og generiske materialkoder («diverse», «frakt»), og krev gjerne minst tre kjøp før en vare tas med.

Prisforskjeller kan ha gode forklaringer – ulike kvanta, spesifikasjoner eller hastetillegg. Bruk listen som utgangspunkt for spørsmål til innkjøperne og leverandøren, ikke som en ferdig regning.

2. Mulige dobbeltbestillinger

Se etter linjer med samme vare, leverandør, antall og pris som er lagt inn på ulike ordrer innen kort tid – for eksempel 7 eller 30 dager. Noen er helt reelle (to prosjekter trenger samme del), andre er feil som blir betalt to ganger.

Prosjekt eller kostnadssted er nøkkelen her: like linjer på samme prosjekt er langt mer mistenkelige enn like linjer på ulike prosjekter. Regn ikke duplikatene inn i besparelsen før de er sjekket – men en håndfull bekreftede feil betaler ofte hele analysen.

3. Leverandørkonsentrasjon

Ranger leverandørene etter volum og se hvor stor andel de største står for. Høy konsentrasjon er et tveegget sverd: det gir forhandlingsstyrke, men også risiko hvis én leverandør svikter. Det motsatte – lang hale med mange små leverandører for samme type varer – er ofte et tegn på at volum kan samles.

4. Internhandel

I konsern kan en stor del av innkjøpsvolumet være kjøp fra egne selskaper. Det bør skilles ut og analyseres for seg – ellers ser internleverandørene ut som de største eksterne leverandørene, og nøkkeltallene for leverandøroppfølging blir misvisende. Et eget internhandelsflagg i dataene gjør dette enkelt.

5. Kjøp uten avtale

Hvor mye av volumet går til leverandører dere har avtale med, og til avtalt pris? Kjøp utenfor avtale (maverick spend) er ofte dyrere og vanskeligere å følge opp. De største leverandørene uten rammeavtale er naturlige kandidater for neste forhandling.

6. Masterdata

Ikke en besparelse i seg selv, men en forutsetning for alle de andre. Typiske funn: samme del registrert under flere materialnumre, plassholderpriser som 0,01 kr, manglende varegruppe og linjer uten prosjekt. Hver av disse gjør prisanalyser og duplikatsøk mindre presise.

Slik presenterer du funnene

1. Totalbildet først: volum, antall ordrer, leverandører og hvor mye som er internt.
2. Besparelse som spenn med tydelig metode – «NOK 0,4–1,5 mill., middels sikkerhet» er mer troverdig enn «NOK 1,5 mill.».
3. Konkrete eksempler med ordrenummer, slik at innkjøperne kan sjekke dem selv.
4. Tiltak med prioritet: hva gjøres denne måneden, hva tas i neste forhandlingsrunde.
5. Datakvalitet: hva som er usikkert og hvorfor.

Ofte stilte spørsmål

Hva er en innkjøpsanalyse?

En innkjøpsanalyse (spend-analyse) er en gjennomgang av hva bedriften kjøper, fra hvem, til hvilken pris og hvor ofte. Målet er å finne besparelser, risiko og feil – for eksempel prisavvik, dobbeltbestillinger og for høy avhengighet av enkeltleverandører.

Hvilke data trenger jeg for en innkjøpsanalyse?

En eksport av innkjøpsordrelinjer fra ERP-systemet: ordrenummer og linje, leverandør, materialnummer og tekst, antall, enhetspris, linjeverdi, valuta, ordredato og leveringsdato. Prosjekt eller kostnadssted og varegruppe gjør analysen bedre.

Hvor mye kan man spare på en innkjøpsanalyse?

Det varierer mye. Prisavvik på gjentatte kjøp gir ofte et potensial på noen få prosent av volumet på de berørte varene. Det er lurt å oppgi et spenn – for eksempel fra «alle kjøp til medianpris» til «alle kjøp til laveste pris» – i stedet for ett tall.