Leveringspresisjon (OTD): slik måler du det riktig

Leveringspresisjon er det viktigste tallet i leverandøroppfølging – og det som oftest regnes ut feil. Her er en praktisk oppskrift: hva du skal måle mot, hvilken toleranse du bør bruke, og fellene som gjør at tallet ser bedre (eller verre) ut enn virkeligheten.

Hva er leveringspresisjon?

Leveringspresisjon – på engelsk on-time delivery (OTD) – er andelen leveranser som kommer innenfor det tidsvinduet dere har avtalt. Den enkleste og mest brukte varianten måles per ordrelinje:

Formelen er enkel. Det vanskelige er alle valgene som ligger under: hvilken dato du måler mot, hvor stort vinduet er, og hvilke linjer som skal være med. To innkjøpsavdelinger med samme data kan få 45 % og 80 % OTD bare ved å ta ulike valg her.

Fem valg du må ta før du regner

1. Hvilken dato måler du mot?

I de fleste ERP-systemer finnes det minst tre datoer på en innkjøpslinje:

Mot bekreftet dato måler du om leverandøren holder ord. Mot ønsket dato måler du om forsyningen fungerer for dere. Begge er nyttige, men de forteller ulike historier. Pass spesielt på at den bekreftede datoen ikke blir overskrevet hver gang leverandøren sender en ny bekreftelse – da får leverandøren i praksis gi seg selv karakter.

2. Hvor stort er toleransevinduet?

Nesten ingen måler på eksakt dag. Vanlige regler er ±3 eller ±5 dager, eller et skjevt vindu som «inntil to dager for tidlig, null dager for sent». For tidlig levering er ikke gratis – det binder kapital og lagerplass – så det er greit å telle det som avvik hvis det er et problem hos dere.

3. Linje, ordre eller verdi?

Per ordrelinje er standard og lettest å forklare. Per ordre blir strengere (én sen linje gjør hele ordren sen). Verdivektet OTD viser hvor mye penger som kom for sent, men lar en stor leveranse skjule mange små forsinkelser. Velg linjenivå som hovedtall, og bruk de andre som støtte.

4. Hva gjør du med delleveranser?

Hvis en linje på 100 stk kommer i to omganger, må du bestemme om linjen er levert ved første eller siste mottak. Det strengeste – og mest ærlige – er å bruke datoen da hele antallet var mottatt. Vil du i tillegg måle «in full», er du over på OTIF.

5. Hvilke linjer skal være med?

Ta bare med linjer som er levert og der avtalt dato ligger i perioden du rapporterer på. Åpne linjer hører hjemme i en egen oversikt over forsinkede ordrer, ikke i OTD-tallet. Linjer med null i antall, kansellerte linjer og rene tjenestelinjer uten fysisk leveranse bør filtreres bort.

Fellene som får tallet til å lyve

• Bekreftet dato flyttes etter hvert. Leverandøren skyver datoen, ERP oppdateres, og leveransen blir «i tide». Ta vare på første bekreftede dato.
• Varemottak registreres sent. Hvis varer ligger på mottaket i tre dager før de posteres, ser leverandøren tre dager senere ut enn de var. Sjekk rutinen før du konfronterer leverandøren.
• Uferdige måneder. Rapporterer du inneværende måned, mangler mange leveranser ennå. Rapporter bare til og med siste hele måned.
• Interne leveranser blandes inn. Overføringer mellom egne enheter bør skilles ut, ellers måler du deler av din egen organisasjon som om den var en ekstern leverandør.
• Små tall. En leverandør med tre linjer i måneden kan gå fra 33 % til 100 % uten at noe har endret seg. Vis antall linjer ved siden av prosenten.

Hva er et «bra» OTD-tall?

Det finnes ikke ett fasitsvar – det avhenger av bransje, hvor spesialtilpasset det dere kjøper er, og hvordan dere har satt toleransen. Mange setter et mål rundt 90–95 % for etablerte leverandører av standardvarer, og lavere for komplekse, kundespesifikke leveranser. Det viktigste er utviklingen over tid og at dere måler likt hver måned.

Et lavt tall er heller ikke automatisk leverandørens feil. Korte ledetider på bestillingen, sene tegningsendringer og bestillinger lagt inn etter at behovet egentlig var der, gir lav OTD uansett hvem som leverer.

Slik bruker du OTD i praksis

1. Månedlig scorecard. OTD per leverandør, antall leverte linjer, gjennomsnittlig forsinkelse i dager og trend siste 6–12 måneder.
2. Del tallet med leverandøren. De fleste leverandører vet ikke hvordan de ser ut fra kundens side. Et konkret tall med linjeliste starter en bedre samtale enn «dere er ofte sene».
3. Finn årsaken. Er forsinkelsene samlet på én varegruppe, ett prosjekt eller én fabrikk? Er ledetiden dere gir realistisk?
4. Følg opp åpne linjer separat. En liste over forfalte, åpne ordrelinjer er det verktøyet innkjøperne faktisk bruker til purring hver uke.

Ofte stilte spørsmål

Hva er forskjellen på OTD og OTIF?

OTD (on-time delivery) måler bare om leveransen kom til avtalt tid. OTIF (on-time in-full) krever i tillegg at hele bestilt antall kom. OTIF er derfor alltid lik eller lavere enn OTD.

Bør jeg måle mot ønsket eller bekreftet leveringsdato?

Mål helst mot begge. Bekreftet dato sier om leverandøren holder det de lover. Ønsket dato sier om dere får varene når dere trenger dem. Står du fast på ett tall, velg den datoen som står fast i ERP og ikke flyttes hver gang leverandøren sender ny bekreftelse.

Hvilken toleranse er vanlig for OTD?

Mange bruker et vindu på noen dager, for eksempel ±3 eller ±5 arbeidsdager, eller «inntil 2 dager for tidlig og 0 dager for sent». Det viktigste er at regelen er skrevet ned, er lik for alle leverandører og ikke endres underveis.