Nøkkeltall for innkjøp: 10 KPI-er som faktisk betyr noe

Det er lett å måle mye i innkjøp og vanskelig å måle det som betyr noe. Her er ti nøkkeltall som dekker leveranse, kostnad, risiko og arbeidsflyt – med definisjon, utregning og hva du skal se etter. Velg fem av dem, og mål dem likt hver måned.

Fire områder, ti nøkkeltall

Et godt sett nøkkeltall gir svar på fire spørsmål: Får vi varene når vi trenger dem? Betaler vi riktig pris? Hvor sårbare er vi? Og hvor effektivt jobber vi? Tabellen gir oversikten – under går vi gjennom hvert tall.

Leveranse

1. Leveringspresisjon (OTD)

Andelen leverte linjer som kom innenfor avtalt tidsvindu. Det mest brukte enkelttallet i leverandøroppfølging – men også det som oftest regnes ut på ulike måter. Bestem dato (ønsket eller bekreftet), toleranse og hvilke linjer som er med, og hold deg til det. Vi har skrevet en egen guide om hvordan du måler OTD riktig.

2. Gjennomsnittlig forsinkelse

For linjene som kom for sent: hvor mange dager for sent kom de i snitt? OTD sier hvor ofte, forsinkelsen sier hvor ille. En leverandør med 70 % OTD og to dagers snitt er noe helt annet enn en med 70 % og tre ukers snitt.

3. Faktisk ledetid

Når faktisk ledetid er lengre enn den planleggingen regner med, bestiller dere systematisk for sent – og OTD faller uten at leverandøren nødvendigvis har gjort noe galt.

4. Forfalte åpne ordrelinjer

Antall og verdi av linjer som har passert avtalt dato og fortsatt ikke er mottatt. Dette er det operative tallet innkjøperne bruker til purring hver uke. Følg også med på den eldste åpne linjen – gamle restordrer som ingen har lukket, forstyrrer både planlegging og økonomi.

Kostnad

5. Prisutvikling på samme vare

Hvordan endrer prisen seg på varer dere kjøper gjentatte ganger? Sammenlign gjennomsnittlig enhetspris per vare og leverandør fra periode til periode, vektet med volum. Store sprik mellom kjøp av samme vare er ofte den raskeste veien til besparelser – mer om det i artikkelen om innkjøpsanalyse.

6. Avtaledekning

Lav avtaledekning betyr mye kjøp på dagspris, ofte dyrere og med dårligere vilkår. Se spesielt etter store leverandører uten avtale.

7. Dokumentert besparelse

Besparelser fra forhandlinger og tiltak, målt mot en tydelig referanse – for eksempel forrige betalte pris. Skill mellom kostnadsreduksjon (lavere pris enn før) og kostnadsunngåelse (avverget prisøkning). Begge er verdifulle, men bare den første synes på bunnlinjen.

Risiko

8. Leverandørkonsentrasjon

Hvor stor andel av volumet går til de fem eller ti største leverandørene? Og hvor mange kritiske varer har bare én leverandør? Høy konsentrasjon gir forhandlingsstyrke, men gjør dere sårbare. Skill ut kjøp fra egne konsernselskaper før du regner.

9. Avviksrate

Andelen leveranser med kvalitetsavvik, feil antall eller feil dokumentasjon. Krever som regel at avvikslisten kobles mot innkjøpslinjene. Selv en enkel telling per leverandør per kvartal gir et godt grunnlag i leverandørmøter.

Prosess

10. Andel hastebestillinger

Hvor mange bestillinger legges inn med kortere frist enn normal ledetid? Mange hastebestillinger koster ekstra i frakt og pristillegg, og de er ofte et tegn på at behovet meldes for sent til innkjøp. Tallet er like mye en KPI for planleggingen som for innkjøp.

Slik kommer du i gang

1. Velg fem. Et godt startsett er OTD, gjennomsnittlig forsinkelse, forfalte åpne linjer, prisutvikling og leverandørkonsentrasjon – alle kan regnes fra en vanlig ERP-eksport.
2. Skriv ned definisjonene. Hvilken dato, hvilken toleranse, hvilke linjer er med, hvordan valuta regnes om.
3. Mål på hele måneder. Rapporter til og med siste avsluttede måned, så tallene ikke endrer seg i etterkant.
4. Vis trend. Siste 12 måneder ved siden av hverandre forteller mer enn ett tall.
5. Knytt tallene til tiltak. Hver måned: hvilke leverandører eller varer skal vi gjøre noe med?

Ofte stilte spørsmål

Hvor mange KPI-er bør en innkjøpsavdeling ha?

Færre enn du tror. Fem til sju godt definerte nøkkeltall som følges opp hver måned gir mer enn tjue som ingen ser på. Velg minst ett fra hvert område: leveranse, kostnad, risiko og prosess.

Hva er den viktigste KPI-en i innkjøp?

Det avhenger av hva som gjør vondt. For bedrifter der forsinkelser stopper produksjon eller prosjekter, er leveringspresisjon (OTD) ofte viktigst. Der marginene er presset, er prisutvikling og besparelser viktigst.

Kan jeg hente KPI-ene direkte fra ERP-systemet?

De fleste kan regnes ut fra en vanlig eksport av innkjøpsordrelinjer med datoer, antall, pris og leverandør. Kvalitetsavvik og avtaledekning krever ofte at du kobler på en ekstra liste.